前回は、情報には「流れるもの」と「貯まるもの」があり、流れの途中にダムをつくればいい、という話をしました。

ただ、こういう話をすると、たいてい返ってくる反応があります。「言いたいことは分かるけれど、それって大がかりなシステムが要るんでしょう」と。

そんなことはありません。今日は、実際に動いている現場を2つご紹介します。

Faxの山を、AIにさばかせている会社

ある専門商社の話です。

この会社には、取引先から毎日たくさんのFaxが届きます。届いたFaxは複合機でPDFになるのですが、そこから先は人の手でした。一件ずつファイルを開いて、中身を確認し、担当者に転送していく。この作業に、毎日誰かが時間を取られていました。

この会社がやったのは、Faxをやめることではありませんでした。

Faxが届いた瞬間に、その中身をAIが読み取ります。送信元、送信先、タイトル、書類の種別、内容。それを自動でスプレッドシートに書き出して、一覧で見られるようにしたんです。

結果、ファイルを開いて転送する作業そのものがなくなりました。それだけではありません。担当者は外出先からでも、自分宛のFaxをその場で確認できるようになりました。

私がこの話で面白いと思ったのは、Faxという古いやり方を残したまま解決している点です。取引先の都合でFaxを使い続けざるを得ない会社は、中小企業には本当に多いと思います。「まずFaxをやめましょう」と言われても、現実には動かせません。

毎朝5時、私宛に「自分だけの新聞」が届く

もう一つは、私自身の話です。

毎朝5時、AIが業界のニュースを集めて、要約してくれます。ここまでなら、よくある話かもしれません。

私がもう一段だけ加えているのは、「この記事は、自分にとってどういう意味があるか」まで書かせていることです。要約だけなら、読んでも「へえ」で終わってしまいます。でも、自分の仕事に引きつけた意味合いが添えてあると、「これはあの会社に伝えたほうがいい」と、次の行動につながります。

そして、読んで終わりにはしません。記事にラベルを付けて、そのままデータベースに貯まっていくようにしてあります。これは競合の動き、これは技術の話、というふうに分類されて残ります。

だから、あとになって「あの話、どこで見たんだっけ」と探し回ることが、ほとんどなくなりました。

毎朝の情報収集という、いちばん流れの速いフローが、そのままストックに変わっています。しかも、意味づけまで一段済ませた状態で貯まっていきます。ここが、ただの情報収集ツールとの違いだと思っています。

2つに共通しているのは、「型」です

業種も規模もまったく違う2つの例ですが、やっていることの骨組みは同じです。

情報が流れてきた瞬間に、あらかじめ決めておいた型へ流し込んでいます。

• Faxの例——送信元・送信先・タイトル・書類種別という型
• ニュースの例——要約・自分への意味合い・ラベルという型

この型があるから、AIは迷わず処理できます。そして、この型こそが、前回お話しした「フィルターのメッシュ」の正体です。

この型に正解はありません。専門商社に必要な型と、私に必要な型は、まったく違います。どこかから持ってきたテンプレートを当てはめても、たいていうまくかみ合いません。自分の仕事を知っている人間が、自分で決めるしかありません。ここだけは、AIには任せられない部分です。

まず何から始めるか

• ステップ1：毎日、決まって流れてくるものを1つ挙げる（3分）——Fax、日報、問い合わせメール、現場からの写真。何でも構いません。毎日必ず流れてくるものを、1つ思い浮かべてください。
• ステップ2：そこから「何を残せば十分か」を3つ書く（5分）——その情報のうち、あとから見返したいのはどの項目か。3つだけ挙げてみてください。それが、あなたの型の原型になります。
• ステップ3：AIに、その3つを抜き出させてみる（10分）——今日届いた1件でいいので、AIに投げて、その3つを抜き出させてみてください。うまくいかなければ、型のほうを直せばいいだけです。

いきなり全部を仕組みにしようとしなくていいです。1つの流れから始めれば十分です。

8月26日、あなたの型を一緒に決めます

今回のセミナーでは、こうした事例をお見せしたうえで、参加される方ご自身の型を、その場で1つ設計していただきます。

何を貯めて、何を流すか。どこに、どんな形で残すか。決めるのは一度だけで、あとの維持はAIが引き受けてくれます。決めてしまえば、あなたは「仕組みのオーナー」になります。

• 日時：2026年8月26日（水）18:30〜21:00
• 開催形式：オンライン
• 参加費：5,000円（税込）※初参加の方は3,000円（税込）
• ご準備：ノートPC（ChatGPTの有料アカウントを推奨。当日ログインできる状態で）

FaxやニュースのようにAIに待ち受けさせられる情報は、皆さんの会社にも、思っている以上にたくさん眠っているはずです。それに気づけるかどうかが、最初の分かれ目になります。

オンラインでお待ちしています。