「あの資料、どこだっけ」。この一言を、一日に何回つぶやいているでしょうか。

チャットもメールも共有フォルダも、どれも便利になったはずなのに、探す時間だけがなぜか増えています。そう感じている方は、決して少なくないと思います。

今日は、その正体についてお話しします。8月26日の「シン・仕事術」セミナーで扱うテーマの、前半部分です。

川に飛び込んで、魚を探していないか

情報には、2つの種類があります。

一つは、流れていく情報。チャットのやり取り、メールの往復。日々どんどん流れていって、後ろへ押し流されていくものです。もう一つは、貯まっていく情報。整理されたファイル、手順書、記録として残された台帳。置き場所が決まっていて、後から取り出せるものです。

前者をフロー、後者をストックと呼びます。

多くの会社で起きているのは、フローの中を毎回泳ぎ回っている状態です。過去のやり取りに埋もれた資料を、チャットか、メールか、いや別のツールだったかと、あちこち探しに行きます。以前、ある会社の方がこれを「流れている川に飛び込んで、魚を銛で刺しに行くようなものだ」と表現していました。うまいな、と思いました。

しかも厄介なのは、見つけた瞬間に何かが前進したわけではないことです。ようやくスタートラインに立てただけです。探している時間そのものは、何も生んでいません。付加価値は、ゼロ円です。

AIが「思うように動かない」のも、同じ理由です

もう一つ、最近よく聞く声があります。「AIに任せたいのに、なぜか自分の思うようには動いてくれない」というものです。

これも、実は同じところに原因があります。

AIが自分らしく動くためには、参照できる「貯まった情報」が要ります。会社のルール、過去の判断、これまでのやり方。そうしたストックがどこにもなければ、AIは毎回、白紙の状態から推測するしかありません。

新入社員に「あとはよろしく」とだけ言って、引き継ぎ書を渡さずに送り出すようなものです。どれだけ優秀な人でも、前提を渡されていなければ、的外れな判断をしてしまいます。

泳ぎに行くのをやめて、ダムをつくる

では、どうするか。発想を、少しひっくり返してみます。

毎回、川に飛び込んで探しに行くのではなく、流れの途中に「ダム」をつくって、必要なものだけが貯まるようにしておきます。フローを、AIが使えるストックに変えてしまう、という考え方です。

ここで、たいていの方はこう思います。「情報は貯めろ、なんて、言われなくても知っている」と。

そのとおりです。というより、貯めること自体は、すでに皆さんやっているはずです。人に言われたことをメモに書く。やることをToDoリストに書き出す。見つけたサイトをお気に入りに登録する。呼び方が違うだけで、どれも「流れていく情報を、どこかに書き留めておく」という行為です。

私自身も、何度も試しました。フォルダを作り、ルールを決め、台帳をつくりました。でも、続きませんでした。面倒くさいからです。

ただ、今にして思えば、理由はそれだけではありませんでした。面倒に見合うだけの、見返りがなかったのです。

貯めるところまでは、誰でもできます。難しいのは、そのあとです。後から取り出そうとすると、結局は検索に頼るしかありませんでした。しかも検索するには、「そこに何かを置いたこと」を覚えていて、なおかつ「そのときの言葉」を思い出せる必要があります。どちらも、自分の記憶頼みです。

忘れないために書いたのに、書いたことを忘れたら使えません。ずっと、この矛盾を抱えていました。

お気に入りに登録したまま、二度と開いていないページが何百件も残っている。そんな覚えはないでしょうか。世の中には、フォルダで分ける、タグを付ける、せめて日付順に並べる、といった工夫が山ほど生まれてきましたが、どれも「人間の側が、探しやすいように整理する」努力でした。

つまり、貯めても取り出せないなら、貯める作業は持ち出しにしかなりません。だから、いつも三日で止まりました。怠けていたわけではなく、道具のほうが足りていなかったのだと思います。

でも、そこにAIが入ると、話が変わります。

私は、AIに「ネタ帳」を持たせています

私が実際にやっていることは、大げさなものではありません。

気になった記事や、ふと思いついたことを、専属の担当AIに、そのつど投げておきます。それだけです。あとはAIが勝手に整理して、私のネタ帳として蓄積してくれます。実際、この記事のもとになった考えも、そうやって貯まったものの一つです。

もう一つ、ゆるくやっていることがあります。毎日の細かい情報を、メモアプリのその日の欄に、分類もせず、とにかく放り込んでおきます。あとから引き出せればいい、くらいの感覚です。

検索は、思い出せる人のための道具でした。いまの道具は、思い出せない人のためにあります。

以前なら、こんな放り込み方をしたら二度と見つかりませんでした。それが成り立つようになったのは、探し方のほうが変わったからです。正確な言葉を入れなくても、「たしか、会議が無駄だという話を読んだ」くらいの曖昧さで引き出せます。

どちらにも共通しているのは、貯める作業に頭を使っていない、ということです。整理は、あとでAIに任せればいいのです。人間がやるのは、投げておくというひと手間だけです。だから、続きます。

会社の仕組みとしても、同じことができます。一日分のやり取りをAIに読ませて、決まったことと資料のリンクだけを抜き出し、決まった場所に書き出しておく。ファイルそのものは、今ある場所に置いたままで構いません。大事なのは、どこに何があるかの地図を、一箇所につくることです。

ただし、全部貯めると失敗します

ここで、一つだけ注意があります。

「じゃあ全部貯めよう」とすると、これはこれでうまくいきません。何でもかんでも貯めると、ゴミも一緒に集まります。結局、ストックをかき分けて探すはめになります。

大事なのは、ダムにフィルターをつけておくことです。何を貯めて、何を流したままにするか。どこに、どんな名前で貯めるか。誰がそれを見るのか。この「メッシュ」を先に決めておかないと、AIに任せても、欲しいものだけが貯まる状態にはなりません。

そして正直に言うと、このメッシュを決めるところが、いちばん難しいところです。文章を読んで頭で理解しただけでは、なかなか身につきません。自分の業務を思い浮かべながら、実際に手を動かして初めて「ああ、こういうことか」と腹に落ちる種類の作業です。

しかも、ここだけは人間の仕事です。一度決めてしまえば、あとの維持はAIが引き受けてくれます。

まず何から始めるか

• ステップ1：今日「探した」場面を1つ書き出す（5分）——今日一日を振り返って、「あれ、どこだっけ」と手が止まった場面を1つ思い出してください。それが、あなたの川の中でいちばん流れの速いところです。
• ステップ2：それが、どこに貯まっていれば良かったかを考える（5分）——その情報が、どんな形で、どこにあれば探さずに済んだか。答えは出さなくて構いません。考えてみるだけで、メッシュの輪郭が見えてきます。
• ステップ3：気になったことを、AIに一言投げてみる（1分）——今日ひとつ、面白いと思ったことをAIに送っておきます。それだけです。貯まり始めるのは、そこからです。

完璧を目指す必要はありません。まず一つ、投げてみてください。

8月26日、実際に手を動かします

今回のセミナーは、話を聞いて終わりにしない回にしました。

私が普段やっている「フローをストックに変える仕組み」をまるごと公開したうえで、参加される方ご自身のフィルターのメッシュを、その場で1つ設計していただきます。何を貯め、何を流すか。ご自身の業務に当てはめて持ち帰っていただくことが、今回のゴールです。

• 日時：2026年8月26日（水）18:30〜21:00
• 開催形式：オンライン
• 参加費：5,000円（税込）※初参加の方は3,000円（税込）
• ご準備：ノートPC（ChatGPTの有料アカウントを推奨。当日ログインできる状態で）

情報を「探せる人」は、いくらでもいます。情報を「貯めて、AIに渡せる人」は、まだ少数です。この差は、今はまだ小さく見えるかもしれません。ただ、半年後、一年後に「任せられる人」と「探し続ける人」の距離がどれだけ開いているか。それは、今日「探す」をやめて「貯める」に切り替えるかどうかで決まっていくのだと思います。

次回予告

次回は、実際にこの仕組みが動いている現場を2つご紹介します。Faxの山をAIにさばかせている専門商社と、私自身が毎朝続けている習慣の話です。